Stworzenie sprawnego trybu z udziałem asystenta AI potrzebuje staranności już na etapie projektowania. Najpierw należy przyjrzeć się istniejącym procedurom, aby pojąć, gdzie system może wnieść największą korzyść.
Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie zamierzeń, które asystent ma realizować. Mogą to być obowiązki związane z obsługą pytań, przygotowywaniem materiałów czy monitorowaniem statusu zleceń.
Następnie należy zaplanować sposób, w jaki agent będzie porozumiewał się z innymi elementami procesu — z pracownikami, bazami danych i pozostałymi aplikacjami. Owa spójność decyduje o płynności całego przebiegu.
Ważnym elementem jest zapewnienie sposobności reakcji człowieka w newralgicznych punktach. Agent działa samodzielnie, ale przy wątpliwościach musi oddać zadanie do oceny osobie.
Testowanie świeżego trybu na niewielką skalę pozwala wychwycić błędy i niedociągnięcia, zanim narzędzie zostanie zastosowane na szerszą skalę. To nastawienie zabezpiecza firmę przed drogimi błędami.
Systematyczne doskonalenie procesu po jego uruchomieniu to naturalna konsekwencja zdobywania wiedzy i praktyki. Agent nabywa wiedzę, a ludzie dostrzegają nowe szanse ulepszeń.